Conciliar el libro mayor
Normalmente, las transacciones contables de las entidades del campus se registran en las cuentas de ingresos y gastos. Estos asientos ajustan los saldos en los informes de resumen de presupuesto/gastos. Cada entidad del campus también tiene un balance. En el balance se enumeran los activos (crédito en efectivo, anticipos, cuentas por cobrar, inventario, etc.) y los pasivos (pasivos devengados, nóminas e impuestos por pagar, documentos por pagar, ingresos diferidos, etc.). Muchas entidades del campus registran las transacciones en las cuentas del balance y, por lo tanto, son responsables de saber qué actividad se está produciendo y de garantizar la clasificación adecuada de esas transacciones. Incluso los departamentos que no realizan este tipo de entradas deberían mirar de vez en cuando su balance para asegurarse de que no se ha registrado una entrada errónea en sus cuentas.
¿Qué significa “conciliar” una cuenta? No todas las cuentas son iguales. Para algunas cuentas, conciliar significa “hacer coincidir el saldo de los informes financieros mensuales del BOb con un sistema de apoyo”. (Un “sistema de apoyo o subsidiario” es un sistema que no es PeopleSoft y que es utilizado internamente por el departamento para llevar el control de las transacciones. Puede ser cualquier cosa, desde una simple lista escrita a mano o una hoja de cálculo de Excel hasta un programa tipo Quicken o incluso un sistema más grande). En otros casos, la conciliación significa “proporcionar una lista de las transacciones que componen el balance y asegurar que todas las transacciones se han clasificado correctamente”. A continuación se ofrece una explicación más detallada de los distintos tipos de cuentas.
Definición de conciliación
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En contabilidad, la conciliación es el proceso de asegurar que dos conjuntos de registros (normalmente los saldos de dos cuentas) están de acuerdo. La conciliación se utiliza para garantizar que el dinero que sale de una cuenta coincide con el dinero real gastado. Para ello, se comprueba que los saldos coinciden al final de un determinado periodo contable[1].
ii) Procedimiento para confirmar la fiabilidad de los registros contables de una empresa mediante la comparación periódica [de los saldos de las transacciones]. Una conciliación de cuentas puede prepararse diaria, mensual o anualmente”[2].
Los principios contables generalmente aceptados (PCGA) son un conjunto de principios, procedimientos y normas contables que las organizaciones utilizan para elaborar sus estados financieros. Los PCGA establecen que el objetivo de la conciliación de cuentas es proporcionar precisión y coherencia en las cuentas financieras. Para garantizar que todos los desembolsos e ingresos de efectivo coinciden con los estados de tesorería y las cuentas de resultados, es necesario llevar a cabo la conciliación de cuentas[3].
Conciliación de cuentas en negro
Revisión analíticaEn el marco de una revisión analítica, cree una estimación de lo que debería haber en la cuenta, basándose en los niveles de actividad históricos o en alguna otra métrica. Por ejemplo, calcule el importe de las deudas incobrables esperadas en la cuenta de cuentas pendientes de cobro y compruebe si coincide aproximadamente con el saldo de la cuenta de contrapartida de cuentas dudosas.Ajustes de cuentasSi la conciliación de cuentas revela que el saldo de una cuenta no es correcto, ajuste el saldo de la cuenta para que coincida con el detalle de apoyo. De este modo, siempre podrá justificar los saldos de las cuentas. Además, conserve siempre el detalle de la conciliación de cada cuenta, no sólo como prueba, sino también para que pueda utilizarse como punto de partida para las conciliaciones de cuentas en períodos posteriores.
Plantilla gratuita de conciliación interempresarial en Excel
Los departamentos universitarios con saldos de cuentas de activo o pasivo son responsables de conciliar y revisar los saldos de las cuentas trimestralmente. La conciliación de los saldos de las cuentas del balance es la comparación de uno o más saldos de activos o pasivos del Estado de Situación Financiera (también conocido como “Balance”) con otra fuente de datos financieros, como un extracto bancario, un libro auxiliar u otro sistema. Las conciliaciones de los saldos de las cuentas del balance son diferentes de las conciliaciones de los gastos.
Las diferencias entre los saldos de las cuentas de activo y pasivo registrados en el Libro Mayor de Oracle y otras fuentes de datos financieros, son partidas de conciliación. Las partidas de conciliación pueden deberse a diferencias temporales, a errores del Libro Mayor (por ejemplo, errores del Subledger) o a errores en las otras fuentes de datos financieros (por ejemplo, errores bancarios).
Al menos trimestralmente, cada departamento universitario con un saldo de cuenta de activo o pasivo en el Libro Mayor es responsable de designar a personas que concilien y revisen esos saldos en todos los libros (normalmente en los 30 días siguientes al cierre del Libro Mayor).
