Cuánto tiempo hay que guardar las declaraciones de la renta
Primero, hablemos de lo que significa. Las cuentas por pagar son las cantidades que usted debe por los servicios o bienes recibidos. Si tus proveedores te conceden un crédito, entonces tienes un pasivo que se llama Cuentas por Pagar. En otras palabras, usted tiene una cuenta con esa empresa, y tiene que pagarla.
Eso parece bastante sencillo. Pero ¿qué pasa con esos documentos? Llegan por correo, llegan a tu fax y aparecen en tu correo electrónico. ¿Qué haces con ellos? Una vez pagada la factura, ¿la necesitas?
La respuesta es sí. Sería útil que las conservaras por muchas razones. Quitemos primero la más obvia: Hacienda le exige que conserve sus documentos durante siete años. Sólo eso debería animarle a llevar un registro adecuado. Si le hacen una auditoría, es posible que le pidan que presente copias de seguridad de cada uno de los gastos que figuran en sus libros. Podría haber multas y/o sanciones severas si no puedes hacerlo. Estemos preparados para ello.
Además, llevar un registro preciso es simplemente un buen sentido comercial. ¿Recuerdas lo que compraste en Acme en 2017? ¡Yo no sé lo que compré ayer en Staples! Tener esa documentación es un buen repaso para ti. Además, algunos proveedores imprimen los términos y condiciones en sus facturas. ¿Se ha roto tu carísimo widget? ¿Puedes devolverlo para que te lo abonen? El extracto puede indicarte el tiempo que tienes para devolverlo. ¿O qué pasa si necesitas un número de serie? Es probable que también esté impreso en su documentación.
Plantilla de factura
Como propietario de una empresa, es probable que tenga almacenados varios documentos, como declaraciones de impuestos, registros de personal y extractos bancarios. Desgraciadamente, no existe una norma de retención firme que se aplique a todos los tipos de registros, lo que significa que tiene que clasificar sus archivos y crear una política de retención de documentos (DRP).
Varias agencias federales tienen requisitos de retención de documentos. Las directrices pueden variar en función de su sector y sus circunstancias. Es esencial entender qué categorías se aplican a su empresa para saber qué documentos debe conservar.
Su gobierno estatal y local puede tener directrices más estrictas. Algunos organismos externos, como el Consejo de Normas de Seguridad del Sector de las Tarjetas de Pago (PCI SSC), exigen a las empresas que conserven los documentos para el cumplimiento de la PCI.
Las directrices de conservación de documentos suelen exigir a las empresas que guarden los registros durante uno, tres o siete años. En algunos casos, tendrá que conservar los registros para siempre. Si no está seguro de lo que debe conservar y lo que debe destruir, su contable, su abogado y la agencia estatal de mantenimiento de registros pueden orientarle.
¿Cuánto tiempo deben conservarse las facturas?
¿Cuánto tiempo hay que conservar realmente los registros de la empresa? De hecho, puede estar inundado de registros… desde declaraciones de impuestos y recibos de gastos hasta facturas, cheques cancelados, registros de nóminas, extractos bancarios, actas de reuniones… la lista es interminable.
Llevar registros no es divertido. Y fuera del mundo de los impuestos, hay pocas normas y poca orientación sobre lo que debe guardarse exactamente y durante cuánto tiempo. La sabiduría convencional en materia de documentación es “más vale prevenir que curar”.
Deberá conservar las declaraciones de impuestos de su empresa y toda la documentación de apoyo hasta que ya no pueda ser auditado por ese año fiscal. En EE.UU., el IRS exige a las empresas que conserven sus declaraciones de impuestos durante al menos 3 años desde el momento de la presentación de los impuestos.
Pero no pongas en marcha la trituradora de papel en el tercer año. El IRS también dice que puede perseguir a tu empresa por no declarar los ingresos hasta 6 años después de la declaración y hasta 7 años si te dedujiste una deuda incobrable. Por eso, la mayoría de los contables recomiendan conservar la declaración de la renta y toda la documentación justificativa durante siete años desde la presentación. Puede leer más sobre los requisitos de documentación del IRS aquí.
Mantenimiento de registros financieros
¿Qué registros debe llevar el sujeto pasivo/intermediario? El contenido de los registros que debe llevar el sujeto pasivo se establece en el Reglamento 282/2011 del Consejo (artículo 63 quater). Incluye información general como el Estado miembro de consumo de la entrega, el tipo de entrega, la fecha de la entrega y el IVA a pagar, pero también información más específica, como los detalles de cualquier pago a cuenta y la información utilizada para determinar el lugar donde el cliente está establecido, tiene su dirección permanente o reside habitualmente. ¿Cuánto tiempo deben conservarse? Estos registros deben conservarse durante 10 años a partir del final del año en que se realizó la operación, independientemente de que el sujeto pasivo haya dejado de utilizar el régimen o no. ¿Cómo puede el sujeto pasivo/intermediario poner estos registros a disposición de la autoridad fiscal? Estos registros deben ponerse a disposición del Estado miembro de identificación o de cualquier Estado miembro de consumo, por vía electrónica y sin demora, si así lo solicitan. Para obtener los registros que posee un sujeto pasivo o un intermediario, el Estado miembro de consumo debe solicitarlo primero al Estado miembro de identificación. Este Estado miembro proporcionará información sobre cómo se debe hacer en términos prácticos cuando se soliciten los registros al sujeto pasivo/intermediario.El archivo de auditoría estándar del OSS (SAF-OSS) puede ser utilizado por un operador que tiene la garantía de que el archivo que contiene sus registros será aceptado por todos los Estados miembros: SAF-OSS
